Der Autor:
Als Autor gilt eine Person, die haupt- oder nebenberuflich regelmäßige, belletristische (Buch-)Veröffentlichungen vorzuweisen hat. Mundartautoren werden ausdrücklich mit berücksichtigt, sofern diese Kriterien auf sie zutreffen. In manchen Fällen wurden die Richtlinien etwas weiter aufgefasst, so dass auch Sachschriftsteller und Essayisten aufgenommen wurden, wenn sie in einem überregionalen (bisweilen aber auch lokalen) Kontext das literaische und geistige Leben mit ihrer Arbeit beeinflussten. In Ausnahmefällen sind auch Personen aufgenommen worden, die über kein eigenes, schriftstellerisches Werk verfügen, aber z.B. umfangreiche Korrespondenz mit Autoren geführt haben, so dass auch solche Nachlässe ergiebig für die Literaturwissenschaft sind (und somit indirekt als literaische Nachlässe gelten können).

Rheinische Archive:
sind solche, die sich auf dem Territorium des Landesteiles Nordrhein befinden. Diese Einteilung entspricht der Liste des Landschaftsverbandes (s. www.archive.nrw.de)

Der Autoreneintrag:
Jedem Autor wird eine mehr oder weniger ausführliche Biografie und Bibliografie beigegeben, die wichtige Lebensdaten und -stationen sowie eine möglichst erschöpfende Werkliste bzw. Werkauswahl vermitteln. Zeitschriften- und Anthologiebeiträge werden nicht berücksichtigt, wohl aber ÜbersetzungenBearbeitungenHerausgeberschaften.

Die Sekundär-Literatur:
ist gemeinhin als Auswahlliste zu verstehen. Neben den üblichen Standardlexika, wo sich weiter führende Literatur finden lässt, werden aktuelle Monografien aufgeführt, bei bedeutenden Autorinnen und Autoren, über die Vieles erscheint, beschränkt sich die Auswahl auf Publikationen der letzten Jahre.

Der Nachlasseintrag:
Jeder Nachlass wird nach einer festen Schablone beschrieben, zunächst wird die nachlasstragende Institution aufgeführt, sowie ggf. weitere Besitzer. Dann folgt eine Spezifikation des Nachlasstyps, etwa ob es sich um einen echten, d.h. unmittelbar vom Nachlasser überkommenen Nachlass handelt – der dann häufig auch vollständig ist. Wird die Vollständigkeit in Klammern dahinter vermerkt, handelt es sich auf jeden Fall um eine lückenlose Überlieferung. Anders Teil– und Splitternachlässe, die – wenn sie nicht ausdrücklich als „angereichert“ bezeichnet sind, zwar ebenfalls „echte Nachlässe“ sind, jedoch handelt es sich dabei um unvollständige Bestände. Als Sammlung wird ein von der Institution selbst zusammengestellter Bestand aufgefasst, durch Ankauf oder andere Erwerbsweisen, die jedenfalls nicht vom Nachlasser selbst herrühren.

Die Kategorie Ordnung zeigt an, in welchem Erschließungsgrad der betreffende Nachlass vorliegt: gibt es ein Findbuch oder einen Katalog, die den Bestand ausführlich beschreiben, oder nur eine Liste? Gibt es gar keine Verzeichnung, sondern nur eine Vorordnung der Archivalien? Oder ist der Nachlass gänzlich ungeordnet?

Die Kategorie Umfang übermittelt Informationen über die Anzahl an Archivkartons oder laufenden Regalmetern, die der Nachlass einnimmt. Außerdem werden Nutzungsmöglichkeiten aufgezeigt, ob der Nachlass frei zu  verwenden, ob er genehmigungspflichtig oder gesperrt ist. Falls vorhanden, wird die jeweilige Signatur aufgeführt.

Die Inhaltsbeschreibung der Nachlässe fällt – wegen unterschiedlicher Erschließungsgrade der Nachlässe und heterogener Informationsübermittlung der Archive selbst – nicht überall mit gleicher Intensität aus. Als Grundbeschreibungskategorien werden „Werkmanuskripte“, „Korrespondenz“ (hier nach Möglichkeit, Briefe von und an den jeweiligen Nachlasser mit Anzahl der Briefe und Laufzeit), „Lebensdokumente“ sowie „Sammlung“ angesetzt, Letzteres bezeichnet sonstige Unterlagen wie Zeitungsausschnitte oder Materialsammlungen des Nachlassers oder des Archivs. Bei der Korrespondenz musste natürlich, auch in ausführlicheren Beschreibungslisten, eine Auswahl getroffen werden, welche Verfasser und Schreiber angegeben wurden, welche nicht. Vorrangig wurden dabei berühmte Schriftsteller/innen oder Künstler/innen anderer Sparten erwähnt, auch Politiker und andere bedeutende Zeitgenossen. Außerdem wurde die Anzahl der Briefe zum Maßstab erhoben, da ein intensiver Briefwechsel zumindest höhere Vertraulichkeit bei den Korrespondenzpartnern erwarten lässt und daher auch aus literaturwissenschaftlicher Sicht ein größeres Interesse auf ziehen könnte.

Danksagung
Neben dem genannten Datenfundament, „Literarische Nachlässe in Nordrhein-Westfalen“, konnte der Bearbeiter auf das von ihm selber bearbeitete, zweibändige „Kölner Autoren-Lexikon“ zurückgreifen. Für die Überlassung dieser Daten ist er Herrn Dr. Everhard Kleinertz, Leiter des Historischen Archivs der Stadt Köln, ebenso zu Dank verpflichtet wie für die Datenübermittlung von dessen Werk „Nachlässe und Sammlungen, Verbands- und Vereins-, Familien- und Firmenarchive im Stadtarchiv Köln 1963-2002“ (Mitteilungen aus dem Stadtarchiv von Köln, 95. Heft, Köln 2003), beides hat die Erstellung dieses Portals in kurz bemessener Zeit überhaupt erst möglich gemacht. Gleichermaßen gebührt der Dank all jenen Archiven, die bereitwillig kooperiert und Informationen beigesteuert haben. Auch ohne sie wäre die Arbeit von vornherein zum Scheitern verurteilt gewesen.